De que tamanho

Veja como aproveitar melhor as diferentes aplicações tecnológicas para ter uma gestão mais eficiente e apropriada à estrutura da instituição

Por Filipe Jahn

Ter uma boa estrutura de tecnologia da informação (TI) é atualmente um requisito básico e fundamental para que uma instituição de ensino superior possa prestar com eficiência o serviço educacional oferecido, desde o atendimento aos alunos, administrativa e academicamente, passando pelas condições de trabalho de professores e colaboradores, até o controle e planejamento da gestão institucional propriamente dita. De maneira geral, o setor de tecnologia é o principal responsável por permitir que um campus disponibilize equipamentos e programas, tanto para o acesso à internet como de comunicação em rede para todos os seus membros e departamentos.

Porém, mesmo que a tecnologia esteja obrigatoriamente presente em todo o ensino superior brasileiro, problemas de implantação ou atualização de recursos, equipamentos ou sistemas ainda persistem quando o assunto é informatização. Suporte não condizente com o tamanho do campus, descompasso entre estrutura tecnológica e projeto pedagógico, falta de treinamento ou inabilidade de uso são apenas alguns dos problemas que poderiam ser evitados com um bom planejamento de TI aliado à gestão e missão institucional.

O especialista em gestão tecnológica da educação Gley Xavier aponta que é comum encontrar tanto situações em que a implantação de um sistema não atende à demanda, quanto o contrário. “Sei de muitas entidades que foram atrás do que há de melhor no mercado, de última geração, e acabaram adquirindo algo que foi pouco utilizado”, comenta.

Mas seja pelo exagero ou pela carência, a consequência da aquisição impulsiva costuma gerar sempre, além de reclamações e um atendimento ineficiente, o dano financeiro. Por isso a importância da estruturação de um sistema de TI ser elaborada a partir de um planejamento de implantação. Através dele é possível estabelecer, além de prazos e custos, os objetivos desejados com a inovação.

Primeiros passos
Para produzir um bom planejamento, o ideal é começar levantando dados da organização, como a quantidade de departamentos, funcionários e alunos, além de uma avaliação das demandas que o sistema de TI deve atender. Sobre esse último ponto é importante observar também o perfil almejado.

Algumas instituições focam suas missões em questões que podem exigir mais ou menos recursos. Aquelas direcionadas para áreas como educação a distância, engenharia e que desenvolvem pesquisas no campo da tecnologia, por exemplo, precisam de equipamentos e programas mais avançados do que as com foco nas ciências humanas.

Apesar de a noção parecer óbvia, a falta desse entendimento formalizado em um plano bem estruturado é o que acaba contribuindo para a ocorrência de equívocos no momento da implantação e a enxurrada de prejuízos posteriores. Os gestores precisam saber quais as competências da instituição e pelo quê ela quer ser reconhecida, e fazer essas diretrizes chegarem também ao setor de TI. Assim é possível acompanhar melhor as oportunidades de investimento.

Para tanto, a área da pedagogia precisa auxiliar o departamento de TI, expondo necessidades, dificuldades e intenções de cada curso. Na opinião de Gley Xavier, ainda que essa aproximação possa enfrentar dificuldades no diálogo e conflitos de visões, ela é extremamente necessária para alinhar bem tecnologia e educação. “Muitas vezes, por falta de vontade das duas partes, as soluções tecnológicas não favorecem a razão de existir da entidade: educar”, complementa o especialista.

Todo profissional de TI dentro do ambiente acadêmico precisa entender que é um prestador de serviço a atender uma outra atividade-fim, portanto não deve priorizar o atendimento de suas próprias demandas. Já o corpo docente esse sim deve compreender que a demanda essencial é gerada por ele, assim, precisa acompanhar o projeto desde o planejamento até a efetiva implantação, além de ter um sensível conhecimento a respeito da tecnologia a ser disponibilizada.

O especialista em redes e professor do Instituto Federal de Santa Catarina (IFSC), Glaidson Verzeletti, acredita que se cada profissional entender qual é o seu papel, reunir docentes e profissionais de TI para implantar um projeto, seja ele qual for, passa a ser algo natural. “A colaboração e o bom relacionamento são dois dos principais desafios para implantar uma estrutura de TI em uma     instituição de ensino superior”, completa. Um ponto a ser colocado no planejamento, que também pode ajudar a evitar as disputas e conflitos de interesses, é um organograma que formalize toda a estrutura do setor e as relações de subordinação.

Ambiente seguro
Um dos itens mais importantes do planejamento, que ajuda a evitar tanto danos financeiros quanto institucionais, é o que aborda as políticas de segurança – como a permissão de acesso a sites duvidosos, download de arquivos ilegais ou outros casos mais graves de vazamento de informações ou invasão do sistema (veja quadro na página 22). Os procedimentos a serem adotados para evitar quaisquer tipos de prejuízo variam de acordo com a situação.

Paralelamente, é importante oficializar um processo de conscientização e prever o que se pode e o que não se pode acessar nos computadores da instituição, promovendo a restrição de acesso a determinados tipos de arquivos e sites. Uma ação fundamental é manter uma solução corporativa de antivírus. Assim, o setor de TI pode trabalhar de forma proativa para evitar grandes contaminações, além de rastrear se a infecção ocorreu de forma propositada ou acidentalmente.

Todas essas situações exigem uma monitoração, feita apenas por usuários autenticados. O uso de computadores de acesso comum, como é o caso dos laboratórios de informática, deve ser controlado por um funcionário que exija a identificação dos usuários, e preferencialmente o local deve ser também equipado com câmeras de vigilância. “Com estas poucas medidas já é possível identificar e rastrear as pessoas que fazem mau uso da tecnologia”, atesta o especialista em segurança tecnológica da Symantec, Gustavo Leite.

Acompanhamento
Já quando o planejamento está implantado e a estrutura montada, o grande desafio para a instituição de ensino é a elaboração de indicadores históricos e, a partir daí, atualizar com frequência equipamentos e equipe profissional. O objetivo é obter um mapeamento de quais programas e equipamentos estão sendo mais ou menos utilizados, assim como por quais razões.

As novidades apresentadas pelo mercado também devem ser observadas e avaliadas de acordo com o feedback e os princípios estabelecidos pelo planejamento, o que pode ser alterado ou melhorado. E isso inclui a capacitação dos profissionais do setor de TI.

Nesse caso, a dificuldade costuma ser acompanhar o ritmo atual das inovações tecnológicas sem comprometer o orçamento ou entrar em modismos passageiros. Para Glaidson Verzeletti, uma boa opção é observar a tendência que grandes corporações estão seguindo, pois geralmente indicam algo que veio para ficar e que vai ser exigido do profissional em pouco tempo.

Por outro lado, para evitar o desperdício em gastos com o treinamento dos profissionais, sempre que possível, deve-se optar por uma solução que ofereça o treinamento já incluso. Outra boa prática para não ter despesas desnecessárias é treinar um profissional e utilizá-lo como replicador de conhecimento para os colegas de setor.

O especialista Gley Xavier afirma que, ao contrário do que possa parecer, saber quais tecnologias estão disponíveis e o que elas podem trazer de benefício é geralmente algo simples. Na opinião do especialista, o melhor negócio é oferecer uma estrutura que seja sempre uma aliada da educação “A tecnologia melhora e agiliza tudo, mas a educação, se não planejada, pode aumentar expectativas e frustrações, agilizando a bagunça para o caos”, conclui.