DIÁRIO
OFICIAL DA UNIÃO - 24/12/1990 - SEÇÃO 1 - PÁGS. 25/26
Ministério da Educação
SECRETARIA
NACIONAL DE EDUCAÇÃO
PORTARIA
Nº 255, de 20 de dezembro de 1990
O
Secretário Nacional de Educação Superior do Ministério
da Educação, no uso de suas atribuições:
Considerando
que têm sido inúmeras as consultas originárias de
instituições federais e particulares de ensino superior
sobre arquivamento e inutilização de documentos;
Considerando
a necessidade de se estabelecer orientação objetiva sobre
o assunto, uma vez que o arquivo escolar
das instituições de ensino devidamente autorizadas pelo
poder público, constituí património da União;
Considerando,
finalmente, que as instituições como depositárias são
responsáveis pela conservação das provas documentais que
impõe cuidados especiais para resguardo
dos aspectos de natureza jurídica, acadêmica e mesmo
as de sua memória;
RESOLVE:
Art.
1° - O arquivamento de livros e documentos referentes às
atividades dos estabelecimentos de ensino será mantido
rigorosamente em dia, para pronto manuseio, consulta e
comprovação, de maneira a facilitar toda e qualquer
pesquisa.
Art.
2° - O arquivamento compreenderá duas partes - a de
movimento, assim entendido enquanto os livros, documentos e
papéis estiverem sendo escriturados, e a outra com o título
de definitivo, quando concluída a movimentação, quer pelo
preenchimento ou pela conclusão final.
Art.
3° - A responsabilidade da movimentação do arquivo é do
Secretário da instituição, sob supervisão direta do
respectivo Diretor, devendo ser mantido em lugar de total e
absoluta segurança, sendo manuseado tão somente por
pessoal vinculado à Secretaria.
Art.
4° - Além do pessoal a que se refere o disposto no artigo
anterior, terão livre acesso ao arquivo os representantes
do Poder Público, responsável pelo acompanhamento das
atividades da instituição, bem como aqueles credenciados
por autoridades competentes.
Art.
5° - A documentação dos alunos em atividades acadêmicas
será mantida em pastas individuais, em original e rigorosa
ordem cronológica de sua entrada.
§
1° - Dos comprovantes de identidade pessoal, serviço
militar e título eleitoral, far-se-á
anotação no próprio requerimento de matrícula.
§
2° - Cessada a relação por desistência, transferência,
trancamento de matrícula ou conclusão de curso, a pasta
respectiva será transferida para o arquivo definitivo.
§
3° - Quando requerido pelo interessado, qualquer documento
já recolhido ao arquivo definitivo, será fornecido
mediante certidão assinada pelo Secretário e visada pelo
Diretor.
§
4° - Em caso de diploma já registrado,
a certidão será fornecida pelo órgão que procedeu
ao registro, mediante comprovação pelo interessado do
extravio do título original.
Art.
6° - O arquivamento entender-se-á como perpétuo no que se
refere a:
1
- Livros de atas de Conselhos e Departamentos;
2
- Ficha correspondente ao histórico escolar de
ex-alunos, concluintes de cursos ou não;
3
- Documentação referente ao exercício de magistério
nos cursos da instituição.
Art.
7° - O arquivamento da documentação constante dos itens 2
e 3 do artigo anterior poderá ser processado com a adoção
de :
1
- Encadernação da ficha original correspondente a cada ano
de atividade encerrada;
2-Microfilmagem;
3
- Sistema computadorizado.
Art. 8° - A documentação constituída de papéis
complementares dos processos individuais e os referentes aos
atos escolares poderão ser eliminados quando do
recolhimento ao arquivo definitivo da documentação
prevista no artigo 6°.
Art.
9° - Todo o material eliminado será inutilizado, podendo
ser cedido às instituições beneficentes ou vendido para
reaproveitamento.
Art.
10 - Ocorrendo a suspensão
definitiva das atividades da instituição a Delegacia do
MEC providenciará o recolhimento de todo o arquivo que
ficará sob a responsabilidade da mesma até remessa ao
arquivo geral do Ministério da Educação.
Paulo
Roberto Thompson Flores.
